Audits für AZAV-Bildungsträger – lieber intern oder extern begleiten lassen?

[Sisasingemaus]

Die Anforderungen an Bildungsträger im Rahmen der AZAV sind recht komplex und erfordern eine sorgfältige Umsetzung.
Gerade wenn es um die regelmäßigen Audits geht, ist oft unklar, wie viel man intern selbst abdecken kann und wo externe Hilfe sinnvoll ist.
Mir ist bewusst, dass eine lückenlose Dokumentation und die Einhaltung aller Qualitätsanforderungen entscheidend für die Zertifizierung sind.
Allerdings stellt sich die Frage, ob es wirklich ausreicht, ein Audit nur intern durchzuführen, oder ob der externe Blick den entscheidenden Unterschied macht.
Zudem möchte ich wissen, wie hoch der Aufwand tatsächlich ist und welche Fehlerquellen in der Praxis häufig auftreten.
Es scheint so, als ob manche Bildungsträger die Audits eher als „lästige Pflicht“ ansehen, andere wiederum als Chance zur Weiterentwicklung.
Darum interessiert mich, welche Erfahrungen ihr gesammelt habt, insbesondere bei der Entscheidung zwischen rein interner Durchführung und externer Begleitung.

Wie sinnvoll ist es, sich bei einem AZAV-Audit externe Unterstützung zu holen, und welche Vorteile bringt das in der Praxis?

[Yoyo]

Ein externes Audit für AZAV-Bildungsträger bringt in vielen Fällen klare Vorteile, weil unabhängige Auditoren häufig Schwachstellen aufzeigen, die intern übersehen werden.
Gerade bei der Prozessdokumentation und bei Nachweisen für Qualitätsmanagement ist der externe Blick oft entscheidend, um unnötige Risiken bei der Zertifizierung zu vermeiden.
Außerdem spart man durch die Begleitung eines erfahrenen Auditors wertvolle Zeit, die intern meist nicht in ausreichendem Maß zur Verfügung steht.
Ein häufiger Fehler bei rein internen Audits ist die Betriebsblindheit: Abläufe, die seit Jahren bestehen, werden selten hinterfragt, obwohl sie nicht mehr dem aktuellen Regelwerk entsprechen.

Hinzu kommt, dass externe Experten in der Regel mit einer Vielzahl von Trägern arbeiten und dadurch Best Practices kennen, die man in die eigenen Strukturen übernehmen kann.
Dadurch wird ein Audit nicht nur zur Prüfung, sondern auch zu einem Impulsgeber für die Weiterentwicklung.
Ein zusätzlicher Nutzen liegt darin, dass ein externer Bericht im Streitfall oder bei Rückfragen durch die Zertifizierungsstelle mehr Gewicht hat als eine rein interne Einschätzung.
Damit reduziert man auch das Risiko, dass kleine Unklarheiten zu größeren Verzögerungen oder Nachaudits führen.

Wenn Sie sich näher damit befassen möchten, empfehle ich Ihnen den Überblick von Ruhr Qualitas: https://ruhr-qualitas.de/leistungen/audit/azav/.
Dort wird der gesamte Ablauf von der Auditvorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung praxisnah beschrieben.
Besonders hilfreich finde ich die standardisierten Prozesse, die für Transparenz und Vergleichbarkeit sorgen.
So hat man die Gewissheit, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden.

Am Ende ist es eine Kosten-Nutzen-Rechnung: Die Investition in externe Unterstützung wirkt auf den ersten Blick höher, spart aber durch Vermeidung von Fehlern langfristig Ressourcen.
Gerade Bildungsträger, die dauerhaft auf eine sichere Zertifizierung angewiesen sind, profitieren von der professionellen Begleitung deutlich mehr, als wenn sie nur auf interne Ressourcen setzen.