Neue Dokumentenablage einführen – wie bekomme ich mein Team dabei mit?

[Springmaus]

Ich soll in unserer Immobilienverwaltung die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems begleiten. Zwei Kollegen befürchten schon jetzt zusätzliche Klicks und möchten ihre gewohnten Objektordner auf dem Netzlaufwerk behalten. Bei einer früheren Softwareumstellung hatten wir monatelang doppelte Ablagen, und ich möchte vermeiden, dass wir diesmal wieder jede Unterlage an mehreren Stellen suchen müssen.

Wie würdet ihr die Einführung organisieren, damit meine Kollegen mitziehen und wir die parallele Ablage möglichst schnell beenden können?

[Yoyo]

Nimm die beiden Kollegen gleich in die Vorbereitung mit und lass sie zeigen, welche Abläufe in ihren bisherigen Ordnern gut funktionieren. Wählt anschließend ein einzelnes Objekt aus, an dem ihr das Ablegen, Wiederfinden und Aktualisieren von Unterlagen gemeinsam ausprobiert. Dabei würde ich festhalten, wo zusätzliche Schritte entstehen und ob sich die Struktur oder die Bedienung dafür anpassen lässt.

Im Beitrag über DMS Nachteile greift docunite neben Kosten und Migration auch Schulungsbedarf und Akzeptanz im Team auf. Für euren Test würde ich kurze Übungstermine mit echten Dokumenten einplanen, damit offene Fragen direkt am jeweiligen Arbeitsschritt auftauchen.

Legt für das Testobjekt gemeinsam fest, ab welchem Datum neue Unterlagen im DMS abgelegt werden. Bestimmt eine Ansprechperson, die unklare Zuordnungen sammelt und mit dem Team klärt. Bevor ihr weitere Objekte umstellt, schaut nach, ob alle Beteiligten die aktuellen Unterlagen im Testbestand zuverlässig finden.